Disponer de un conjunto definido de reglas para todos los aspectos de su negocio de cuidado de niños desempeña un papel importante a la hora de establecer operaciones fluidas. Las políticas y procedimientos son pautas que garantizan la seguridad, la organización y la estabilidad entre todas las partes involucradas en su negocio. Es crucial tener todas las políticas y procedimientos por escrito para que los empleados, las familias y usted mismo puedan consultarlos para mantener la coherencia en las tareas y rutinas. Entre otras cosas, este documento debe exigir que todos los empleados estén capacitados y sean tratados de manera justa, que los horarios sean consistentes para los niños bajo su cuidado y que esté preparado en caso de emergencia. Esencialmente, sus políticas y procedimientos deben actuar como la guía a la que cualquiera puede recurrir con cualquier pregunta sobre su negocio. 

Sin embargo, escribir políticas y procedimientos para su negocio de cuidado infantil puede ser desalentador. Puede ser difícil saber por dónde empezar, especialmente cuando se empieza desde cero. ¿Qué necesita incluir? ¿Cuál es la mejor manera de redactar sus políticas? Para ayudar a que su empresa prospere, esta guía le explicará cómo crear estas normas necesarias y le ofrecerá sugerencias sobre el contenido que debe incluir, la mejor terminología que debe utilizar en un documento oficial y cómo redactar y dar forma a sus políticas y procedimientos. 

¿Cómo decido qué incluir?   

Antes de comenzar, determine qué información incluirán sus políticas y procedimientos. El primer paso es decidir y aclarar cómo será cada día para los niños bajo su cuidado, qué tan importantes serán las tareas que se manejarán y cuáles serán las responsabilidades de su personal. Una vez que tenga esta información, es hora de crear sus políticas y procedimientos.  

Revisar las pautas y requisitos estatales y legales 

Es importante que investigue. Tenga en cuenta las normas y reglamentos que afectarán a sus operaciones y utilice estos estándares como base para sus políticas y procedimientos. Por ejemplo, su estado puede requerir que todas las personas que trabajan con niños se sometan a una verificación de antecedentes. Este requisito formaría parte de su política de contratación. Además, el Departamento de Salud de su estado puede exigir requisitos de vacunación para todos los niños que asisten a centros de cuidado infantil. Esto sería parte de su política de admisión.  

Verifique los requisitos de su estado para los centros de cuidado infantil, incluidos los estándares de seguridad, los estándares de nutrición y las calificaciones del personal.  

Identificar las pautas que se necesitan para operaciones eficientes  

Una vez que conozca los requisitos que debe cumplir como empresa de cuidado de niños, determine qué otras normas específicas son necesarias. Puede que no existan requisitos legales en cuanto a los horarios y lugares para dejar y recoger a los niños, pero debe tener una política clara que dicte dónde y cuándo deben llevar y recoger a los niños las familias. Considere la posibilidad de incluir procedimientos relativos al horario diario, la rutina y el plan de estudios, la formación y la dirección del personal, los protocolos de seguridad, las políticas de comunicación y los procedimientos de emergencia, entre otros. 

¿Qué lenguaje debo usar?  

Una vez que sepa qué información quiere incluir, es hora de empezar a redactar el documento. Cuando redacte sus políticas y procedimientos, lo mejor es utilizar una redacción sencilla para que el documento sea fácilmente comprensible.  Absténgase de usar vocabulario complejo y referencias específicas de negocios para que cualquiera pueda entender sus políticas, incluso si no están muy involucrados en su trabajo. Tanto sus empleados como las familias de los niños que cuida deben poder comprender sus procedimientos sin problemas.  

Sea específico 

Incluya tantos detalles como sea posible en sus procedimientos y especifique quién es responsable de cada paso, cuándo debe ocurrir, dónde y cómo debe hacerse. Por ejemplo, en lugar de escribir "Después de la llegada de los niños, todos se reunirán para la hora del círculo", utilice "después de la hora prevista de llegada a las 8:00 a.m., el maestro principal y los maestros asistentes reunirán a todos los alumnos en la alfombra del aula para comenzar la hora del círculo a las 8:15 a.m.". 

La segunda frase es más específica y responde a todas las preguntas que un empleado pueda tener sobre la tarea. Un procedimiento detallado deja menos espacio para discrepancias y conduce a un lugar de trabajo coherente y organizado.   

Sea lo más conciso posible 

Si bien desea ser lo más detallado posible en sus políticas, también desea ser conciso. Las oraciones largas con exceso de palabras pueden ser difíciles de entender. Por ejemplo, una política prolija y confusa es la siguiente:  

"En situaciones en las que un niño muestre síntomas de enfermedad, es obligatorio avisar a sus padres o tutores. Es responsabilidad de los padres o tutores recoger al niño en un plazo razonable desde el momento del contacto. En caso de que un niño presente síntomas que se determinen de naturaleza contagiosa, se aconseja que el niño permanezca ausente de la instalación de cuidado de niños hasta que esté libre de síntomas y pueda participar plenamente en todas las actividades. Con el fin de garantizar la seguridad de todos los niños y miembros del personal, es esencial que los padres se adhieran a esta política de manera rápida y oportuna." 

Como puede ver, la política anterior es difícil de entender a primera vista. Quiere que sus políticas sean digeribles para cualquiera que necesite leerlas. Para que la política de enfermedad de ejemplo sea más fácil de entender, tenga en cuenta lo siguiente:  

"Si su hijo muestra síntomas de enfermedad mientras está en el centro, le pedimos que lo recojan inmediatamente. Para salvaguardar la salud de todos, exigimos que los niños con síntomas contagiosos permanezcan en casa hasta que hayan pasado 24 horas sin síntomas y puedan participar plenamente. De este modo se garantiza un entorno saludable para todos.". 

Esta nueva póliza de enfermedad incluye todos los detalles necesarios y comunica los procedimientos requeridos de forma concisa y clara.  

Ejemplos de frases efectivas 

Cuando redacte sus políticas y procedimientos, procure utilizar un lenguaje directo e irrefutable. Dado que sus políticas son obligatorias y no meras sugerencias, utilice palabras que lo comuniquen claramente. Una frase como "debe" deja menos lugar al debate que "debería".